SmartScan vänder sig till kunder som tar emot mycket strukturerad information i form av blanketter – ansökningar, ändringar, köp- och säljnotor, autogiroanmälningar etc. – och vill ha hjälp med att läsa informationen och få den levererad till sig digitalt eller helt enkelt bara vill ha dokumenten klassificerade och inlagda i ett e-arkiv för snabb och enkel återsökning.

SmartScan är en distribuerad skanningtjänst vilket innebär att vi installerar skanner hos kunden som sedan skannar sina dokument själv. Framförallt handlar det om kunder där man tagit beslut om att man inte vill att originaldokumenten skall hanteras av en tredje part. Övriga kunder kan nyttja vår SmartMailRoom-tjänst istället och slipper då även ta emot, öppna, sortera och skanna dokumenten själv.

Via vår SmartScan-tjänst kommer inskannat material krypterat och säkert till det digitala arkivet. Varje sida som skannas får ett unikt ID vilket gör att man kan hitta originaldokument utan att ens behöva sortera dom först. Papper och bildfil sparas tillsammans vilket gör att arkivlagen efterlevs även när man jobbar papperslöst.

I de fall kunden önskar hjälp med att läsa informationen kan vi, i bästa fall, tillhandahålla en fullständigt automatiserad process där vår tolkningstjänst fångar, klassificerar och automatiserar hanteringen av inkommande information som sedan levereras direkt in i verksamhetssystemet. Normalt sker vår leverans till en SFTP där kunden hämtar informationen och importerar den till verksamhetssystemet för att slippa integration innanför brandväggen.

Med SmartScan:

  • Kan dokumenten läggas i arkivboxar för slutarkivering utan krav på sortering
  • Följer man GDPR utan att behöva gallra dokumenten när kunden lämnar tack vare att de är arkiverade ostrukturerat
  • Tolkas, registreras och arkivförtecknas handlingarna automatiskt
  • Får man en fullständig arkivförteckning på varje handling
  • Får man en beprövad lösning sedan mer än 10 år tillbaka
  • Får man tidsbesparingar upp till 80% vilket leder till väsentliga kostnadsbesparingar

Att implementera SmartScan går väldigt fort och kräver små resurser på IT-sidan.

Här kan du ladda hem vår fullständiga tjänstebeskrivning.