Vår SmartMailRoom-tjänst vänder sig både till kunder som vill slippa den fysiska hanteringen av post på kontoret och kunder som har behov av att få hjälp att effektivisera och automatisera strukturerad information som kommer via brev.

SmartMailRoom-tjänsten innebär i grunden att kunden ställer om posten till oss och vi skannar och levererar den digitalt (PDF/TIF). Beroende på kundens behov kan SmartMailRoom konfigureras på olika sätt. Främst handlar det om vilken typ av post som vi skall hantera för kunden.

När det gäller ostrukturerad information så handlar det främst om att ta hand om den fysiska hanteringen av posten, mottagande, öppning, sortering, preparering och skanning. Posten levereras därefter digitalt enligt kundens önskemål, via:

  • E-post till överenskommen adress
  • SFTP om kunden inte vill att informationen skickas via e-post
  • SmartFlow, vårt ärendehanteringssystem där kunden kan plocka upp respektive dokument som ett separat ärende (läs mer om SmartFlow här)

När det gäller strukturerad information som formulär och blanketter så kan vi, i bästa fall, tillhandahålla en fullständigt automatiserad process där tjänsten fångar, klassificerar och automatiserar hanteringen av inkommande information som sedan levereras direkt in i verksamhetssystemet. Normalt sker vår leverans till en SFTP där kunden hämtar informationen och importerar den till verksamhetssystemet för att slippa integration innanför brandväggen.

Oavsett om det handlar om strukturerad eller ostrukturerad information så kan vi hantera den fysiska arkivering av dokumenten i arkivboxar där varje digitalt dokument taggas med ett digitalt ID som pekar på vilken box, vilken bunt och på vilken plats det fysiska dokumentet kan återfinnas. Då dokumenten arkiveras ostrukturerat behöver de inte gallras när den digitala pekaren till det fysiska dokumentet raderas vilket gör att fysisk gallring aldrig blir nödvändig även om det innehåller persondata.

Här kan du ladda hem vår fullständiga tjänstebeskrivning.