Många organisationer saknar ett system för att hålla ordning på personalakterna. I vissa fall så sparas fysiska dokument fortfarande i hängmappar, pärmar eller arkivskåp. I andra fall så är dokumenten skannade och ligger på någon drive. Oavsett vilket så brukar det leda till att det är svårt att hantera och dela dokumenten på önskat sätt.

Med SmartHRM så erbjuder vi en molnbaserad tjänst för att hålla ordning på dokumenten som tillhör personalakten på ett organiserat sätt vilket gör att dokumenten är enkla att hitta och i förekommande fall dela. Fysiska dokument skannas och taggas med korrekt metadata medan digitala dokument, inklusive e-post, kan läggas in direkt i SmartHRM. Alla digitala dokument är fritextsökbara och skannar man fysiska dokument med OCR så är de också fritextsökbara. I de flesta fall så behöver man inte behålla fysiska kopiorna utan det räcker med de digitala kopiorna.

SmartHRM är en molntjänst med full behörighets- och rättighetsstyrning vilket gör det enkelt att dela dokument utan att riskera att obehöriga personer kan ta del av dem även om man sitter på olika orter. Systemet har också full spårbarhet vilket gör att det underlättar att följa GDPR. SmartHRM medger att sätta automatradering på dokumenttyp om det finns dokument om anställda man bara får behålla en viss tid. Det går också att sätta automatradering på hela personalakten viss tid efter personen har slutat, t e x efter 10 år.

Är man en liten större organisation som har många personalärenden så kan man kombinera SmartHRM med vårt ärendehanteringsssytem SmartFlow som kan skräddarsys för hantering av personalärenden.

Ta första steget mot en smartare och säkrare hantering av personalakterna genom att prova SmartHRM!

Här kan du ladda hem vår fullständiga tjänstebeskrivning.