SmartDiarium är ett modernt och flexibelt ärendehanteringssystem för offentlig sektor och andra som använder sig av diarieföring. Precis som ett ärendehanteringssystem så startar ett ärende oftast av ett ankommande brev, e-postmeddelande eller när kunden fyller i ett webbformulär på hemsidan. E-postmeddelandena och webbformulären kan importeras in i SmartDiarium automatiskt medan ankommande post får skannas i registraturen. Registratorn kan därefter tagga alla ärenden och dokument med korrekt grundinformation och delge utsedda handläggare. All information som finns tillgänglig hjälper handläggaren att fatta rätt beslut och att göra saker i rätt ordning. Att inkludera samtlig information och automatisera inkommande handlingar mot aktuella ärenden påskyndar och förbättrar kundens upplevelse av hanteringen.

SmartDiarium underlättar för komplettering av ärenden genom att e-post kan skickas ut direkt från systemet med diarienummer i ärendemeningen. En kopia av alla utskickade e-postmeddelanden sparas under respektive ärende vilket gör att det finns dokumentation på vad som gjorts. När mottagaren svarar på e-postmeddelandet så går det automatiskt in i befintligt ärende och handläggaren kan se att ärendet har fått en komplettering.

Vårt SmartDiarium lösning är ett komplett digitalt ärendehanteringssystem där ärenden kan genereras via skannade dokument, e-post, webbformulär eller skapas direkt i systemet vid t ex ett inkommande samtal. I SmartDiarium finns all funktionalitet för att följa ett ärende från start till mål:

• Automatisk hantering av inkommande ärenden:
  • Fysiska dokument skannas, klassificeras, tolkas och importeras
  • Webbformulär klassificeras och importeras
  • E-post importeras via Exchangeintegration
• Delgivningsknapp för registrator att informera handläggare om att det finns ett ärende att hantera
• Nya ärenden kan också läggas upp direkt i systemet, t ex ärenden som kommer in via telefon eller ärenden som flyttas över från personlig e-post
• Fullständig fritextsökning gör att det lätt att hitta relaterade dokument
• Färgkodning av ärenden och möjlighet att anteckna både till ärendet och till dokumenten. Anteckningarna är också sökbara.
• Rättighetsstyrning av all information så respektive avdelning eller handläggare endast kan se och komma åt ärenden som berör dem
• Handhar ni persondata så underlättar SmarDiarium er att följa GDPR, både när det gäller att gallra information och följa upp incidenter.