DANICA PENSION

”Danica Pension har, tack vare SmartArchive och SmartFlow, lyckats växa och hantera avsevärt fler ärenden med endast en marginell ökning av antalet handläggare. SmartInfo har på ett lyhört och professionellt sätt omsatt våra krav och önskemål om en automatiserad ärendehantering till ett oumbärligt stöd i vårt dagliga arbete. Hanteringstiden har halverats – ordningen och överskådligheten är flerfaldigt förbättrad!”

Försäkringsärenden är ofta så beskaffade att de består av ett flertal dokument, som gemensamt utgör ett komplett ärende. Handlingarna ankommer ofta vid olika tidpunkter och från olika avsändare. För att slippa koppla ärenden till specifika handläggare, som kontrollerar, bevakar och påminner, har vi överlåtit till systemet att sköta detta.

Vårt första steg, att göra arkivet elektroniskt, togs 2002. De cirka 500 000 dokumenten i arkivet skannades och lagrades i SmartArchive™. Konverteringen tog cirka två veckor. (ROI – 4 månader)

Nästa större steg togs 2006, då vi införde SmartFlow som bl.a. möjliggör handläggning ”direkt från skärmen” – i stället för att arbeta pappersbaserat. I och med detta skapades möjligheten att kategorisera ärenden för olika organisatoriska enheter och att mäta in- och utflöden. Detta har bland annat medfört att vi har ett viktigt stöd då vi ska kalibrera antalet medarbetare i olika funktioner i vår organisation. (ROI – 9 månader).

Vår senaste större utveckling på dokument- och ärendehanteringsområdet har vi nyligen sjösatt. Kortfattat innebär den att vi knutit ihop SmartFlow med SmartArchive – från att tidigare ha varit åtskilda system, med separat inloggning – till att bli ett system där respektive dokuments status indikerar om det är pågående eller arkiverat.

Vårt motto: ”Bliv vid din läst!” gäller i allra högsta grad även för dokument- och ärendehantering. Vi har kunskap om försäkringsadministration. SmartInfo har specialiserat sig på informationshantering och distribution av denna. Gemensamt har vi dragit nytta av våra respektive kompetenser för att uppnå Informationstrivsel – ett begrepp myntat av SmartInfo.

Att vi tänkt rätt i vår strävan att skapa denna Informationstrivsel får vi ofta kvitto på – såväl från andra bolag i vår koncern, som externt. Potentialen i elektronisk hantering är enorm, inte bara i ekonomiska termer; vi tycker oss även märka att vid ett i alla avseenden pålitligt och lättarbetat system sitter nöjda medarbetare och jobbar. Vi vet att nöjda medarbetare skapar goda kundrelationer.

Mot bakgrund av det ovan skrivna är det lätt att förstå att vi ser SmartInfo som en av våra viktigaste strategiska partners.”

Hans Wirsén
IT-chef, Danica Pension AB