SmartInfo effektiviserade hanteringen av dokument

Mangold Fondkommission har nu ökad tillgänglighet utan tidskrävande sortering

mangold smartinfo arkiv

Mangold är en oberoende fondkommissionär som erbjuder moderna finansiella tjänster till företag, institutioner och privatpersoner. SmartInfo effektiviserade deras dokumentationshantering.

Förbättrad och modern dokumenthantering

Mangold har under en 10 års period utmanat inom bank och finansmarknaden med sikte mot att bli en ledande utmanare inom kapitalförvaltning, värdepappershandel och corporate finance. Kundengagemangen har traditionellt börjat med att blanketter fyllts i, signerats och skickats in till Mangold. Dessa dokument har sedan skannats och sparats som PDF filer på en server. Eftersom lagen kräver att dessa handlingar skall visas upp vid efterfrågan har handlingarna även sorterat och arkiverats traditionellt i hängmappar i arkivskåp och mapphållare.

Arkivförteckning över gammalt och nytt material

Skapa en effektivare process där vi tar bort sorteringen och samtidigt ökar tillgängligheten med hjälp av skanning och e-arkiv. Utmaningen låg även i att återanvända det redan skannade materialet samt skapa en komplett arkivförteckning över allt skannat material.

Enkelt att söka bland alla dokument

Vi tog alla skannade dokumement samt matchade dessa mot arkivet. Skapade sedan buntinformation och importerade in alla bilder in i ett e-arkiv. Väl inne i e-arkivet kan man nu söka efter inskannad handling och få information från e-arkivet var den fysiskta handlingen kan återfinnas.

Vi implementerade även en skanning lösning som skannade in alla dokument i buntar samt tolkade alla dokument. Bilder och data importerades in i ett e-arkiv så att allt blev sökbart.

Resultat

  • Sorteringen och arkivering minskade från 10 timmar per vecka till mindre en 0,5 timme per vecka

  • Skanning processen är automatisk och enkel att utbilda i

  • Kopior av alla dokument skapades som dessutom nu är sökbara med resultat via datorn på mindre än 2 sekunder

  • En fullständig arkivförteckning över alla depåhandlingar

Slutsats

Vi har effektiviserat hanteringen av dokument med hjälp av skanning och e-arkiv samtidigt som vi upprätthåller lagen och dessutom skapar säkerhet och trygghet.

Kunskaper som användes

Systemutveckling
Rådgivning