Implementering av dokumenthanteringssystem

Arlandabanans diarieföring av ca 500 000 dokument

Smartinfo valdes av Arlandabanan

Inskanningen av alla dokument mot befintligt diarium var en utmaning.  Väl inne i i dokumenthanteringssystemet har kunden möjlighet till sökbarhet på text i dokumentet. Resultatet av sökningen visas upp som en bild av dokumentet och exakt var dokumentationen finns lagrat i dokumenthanteringssystemet.

Smartnfo gjorde även ritningar sökbara på allt text som finns på ritningen. Dessa skannades dessutom i färg som komprimerades om till svart/vitt för att spara yta.

Arlandabanan äger rälsen från Stockholmscentral till Arlanda flygplats. Arlandabanan var i behov av hjälp för att digitalisera ca 500 000 dokument och ca 40 000 ritningar i pappersform.

Diarium omfattande ca 500 000 A4 sidor och ritningar

Under projektet med att bygga banan dokumenterades allt och diariefördes. Omfattningen av detta arkiv var 500 000 A4 sidor och 40 000 ritningar.

Förenkling av dokumenthanteringen

Det viktiga var att digitalisera alla handlingar så att diariet forfarande var intakt. Uppdraget var även att redovisa avvikelser som ibland kan uppstå mellan register och verklighet.

Skanning skedde med avancerade skanners som kontrollerade kvaliteten på förlagorna och korrigerade bilderna. Allt texttolkades för att bilderna skulle bli sökbara. Efter skanningen levererade allt in i ett e-arkiv. Väl där var allt sökbart och levererades med en komplett arkivförteckning på varje handling, varje box och varje kartong.

Dokumenthanteringssystemets befintliga använding på Arlandabanan

I ett digitalt arkiv med en komplett arkivförteckning på varje handling är alla handlingar sökbara inom några sekunder överallt. Om avvikelse förekommer förtecknas detta så att ansvarig för åtgärden av dokumentet på Arlandabanan kan korrigera.

Resultat

  • 100 % koll på alla handlingar som skall finnas

  • Sekundsnabb informationsdelning när behov uppstår

  • Mer professionell kundtjänst

  • Modernt arbetssätt med förenklad rutin för adderande av ny information

Slutsats

Effektivisering av hanteringen av handlingar och dokument väl genomförst

 

Kunskaper som användes

Systemutveckling
Rådgivning