ELEKTRONISK DOKUMENTHANTERING

ETT SMARTARE SÄTT ATT JOBBA

Smartphone device in hand and computing connection media concept. Mixed media

SmartInfos tjänster förenklar och effektiviserar

Vår målsättning är att förenkla och effektivisera både dokumenthantering och ärendehanteringen hos våra kunder. Våra tjänster börjar där ärendet ankommer organisationen och slutar med att ärendet är hanterat och korrekt lagrat i vårt e-arkiv. Med mycket få undantag måste det moderna företaget idag hantera ärenden som genereras av inkommande dokument, e-post, webbformulär och telefonsamtal. Vår målsättning är att våra kunder skall kunna hantera dessa ärenden i ett och samma ärendehanteringssystem.

För att kunna förstå hur vi skall kunna lösa just era problem och effektivisera er verksamhet rekommenderar vi att ni kontaktar oss för att boka ett möte där vi kan presentera vårt kompletta utbud och lära oss mer om era behov.  Under tiden kan ni läsa mer om våra tjänster nedan.

Via vår SmartScan-tjänst kommer inskannat material krypterat och säkert till det digitala arkivet. Varje sida som skannas får ett unikt ID vilket gör att man kan hitta originaldokument utan att ens behöva sortera dom först. Papper och bildfil sparas tillsammans vilket gör att arkivlagen efterlevs även när man jobbar papperslöst. Med SmartScan:

  • Kan handlingarna läggas i arkivboxar för slutarkivering utan krav på sortering
  • Tolkas, registreras och arkivförtecknas handlingarna automatiskt
  • Får man en fullständig arkivförteckning på varje handling
  • Får man en beprövad lösning sedan över 10 år tillbaka
  • Får man tidsbesparingar upp till 80% vilket leder till väsentliga kostnadsbesparingar

Att implementera SmartScan går väldigt fort och kräver små resurser på IT-sidan.

Vår SmartMailRoom-lösning bygger på att man skannar den inkommande posten direkt in i ärendehanteringssystemet med hjälp av vår SmartScan-tjänst. På det sättet kan man arbeta med all ärenden elektroniskt. De dokument som inte är förklassificerade kommer in som övriga ärenden. Övriga ärenden kan man söka på nyckelparametrar som t ex. personnummer, organisationsnummer och namn. Med SmartmailRoom:

  • Skannar man alla dokument direkt vid ankomst
  • Kan dokumenten läggas i arkivboxar för slutarkivering utan krav på sortering
  • Tolkas, registreras och arkivförtecknas dokumenten automatiskt
  • Får man OCR-läsning på alla dokument som inte är förklassificerade
  • Får man en fullständig arkivförteckning på varje handling
  • Kan man arbeta med alla dokument direkt i ärendehanteringssystemet
  • Får man full kontroll på ärendestatus – inga handlingar glömda på skrivbord
  • Finns det möjlighet att addera e-post och webservice dokument till ärendehanteringssystemet

Att leta efter information som finns på papper i pärmar och skåp är vardag på många företag. Det tar mycket tid och kan bli mycket kostsamt, speciellt om informationen har försvunnit eller förstörts. Med vårt e-arkiv, SmartArchive, elimineras både tidsspillan och risker samtidigt som såväl medarbetare som kunder blir nöjdare.

SmartArchive kan lagra all slags digital information på ett säkert sätt och det finns ingen begränsning i mängden dokument som kan rymmas eller vilka slags dokument som kan skannas in. Vi har lösningar på allt du kan ställas inför.

En del organisationer låter oss sköta hela deras digitalisering medan andra föredrar att vi installerar en skanner på plats så att de själva sedan kan sköta hela processen.

Vilken väg ni än väljer så skapar vi automatisk arkivering vilket underlättar processen, säkerställer att allt verkligen finns och skapar snabbhet i tillgängligheten. Några av fördelarna med SmartArchive är: Ni kan hitta eftersökt information på sekunder i stället för på timmar. Med SmartArchive

  • Är E-Arkivet är åtkomligt överallt och när som helst
  • Får man ett E-arkiv som är säkerhetsklassat enligt bankstandard
  • Är E-arkivet är behörighetsstyrt – rätt information till rätt person
  • Har man spårbarhet av originaldokument till digital kopia i arkivet
  • Får man ett E-arkiv som är enkelt att använda – utbildning i systemet tar inte mycket mer än 15 minuter

Många organisationer har problem med att hålla ordning på dokument och samtidigt erbjuda enkla och smidiga lösningar för kollaboration mellan anställda. Under senare år har molnbaserade lösningar blivit allt mer populära men i många fall erbjuder de antingen inte den flexibilitet och styrning som företaget vill uppnå eller så är de väldigt tröga att jobba i.

Vårt fristående molnbaserade informationssystem, SmartManager, hjälper till att skapa ordning och reda på alla typer av digitala dokument samtidigt som det är enkelt att arbeta i, flexibelt, säkert och enkelt att implementera.

SmartManager erbjuder ett flertal fördelar för att man skall kunna jobba snabbare och effektivare i det dagliga arbetet:

  • Ansvarig för informationshantering kan sätta upp strukturen och låsa den så att alla följer samma struktur vilket förenklar för alla att hitta dokument
  • Man kan styra rättigheter och vem som har behörighet att ta del av informationen och vem som har rätt att ändra i eller radera dokument.
  • Man kan dra och släppa dokument rakt in i systemet
  • Dokument kan favoritmarkeras för enkel åtkomst
  • Man kan ha påminnelsehantering kopplade till dokumenten
  • Systemet erbjuder versionshantering med versionshistorik så att man kan gå tillbaka till ursprungliga dokumentet även efter att ändringar har skett.
  • Det är molnbaserat och erbjuder därmed tillgänglighet där det finns Internetaccess.

Ärendehantering startar oftast av ett ankommande dokument, ett e-postmeddelande, ett telefonsamtal eller genom att ett html-formulär fylls i på hemsidan. All information som finns tillgänglig hjälper medarbetaren att fatta rätt beslut och i rätt ordning. Att inkludera samtlig information och automatisera inkommande handlingar mot aktuella ärenden påskyndar och förbättrar kundens upplevelse av hanteringen.

Vår SmartFlow lösning är ett komplett elektroniskt ärendehanteringssystem där ärenden kan genereras via skannade dokument, e-post, html formulär eller skapas direkt i systemet vid t ex ett inkommande samtal. I SmartFlow finns all funktionalitet för att följa ett ärende från start till mål:

  • Automatisk hantering av allt inkommande:
    • Post skannas, klassificeras, tolkas, importeras och arkiveras
    • html formulär
    • e-post
  • Nya ärenden kan läggas upp direkt i systemet, t ex ärenden som kommer in via telefon eller ärenden som flyttas över från personlig e-post
  • Fullständig fritextsökning gör att det lätt att hitta relaterade dokument
  • Färgkodning av ärenden och full översikt över ärendestatus
  • Rättighetsstyrning av all information så respektive grupp endast kan se och komma åt ärenden som berör dem
  • Molnbaserat system vilket erbjuder tillgänglighet där det finns Internetaccess.

Hantering av avtal och är resurskrävande och kostsamt bland annat överser många möjligheten att omförhandla avtalen vid förfallodatum.

Ett avtalshanteringssystem som ger full kontroll över verksamhetens alla avtal där avtalets interna administratör blir påmind när ett avtal snart förfaller och därmed har möjlighet att omförhandla eller upphandla.

Kundavtal, serviceavtal, ramavtal, leverantörsavtal eller anställningsavtal partneravtal kan hållas låsta för olika nivåer av användare. Graden av access på respektive avtalstyp sätts upp centralt. Individuella medarbetare får, utifrån behörighet, snabbt och enkelt tillgång till avtalen och kan arbeta med informationen utifrån sina behov. Några av fördelarna att arbeta med SmartContract:

  • Alla typer av avtal kan hanteras
  • När avtalet är skannat och inlagt i systemet är det sökbart
  • Automatiska påminnelser när förfallodatum närmar sig
  • Rättighetshantering för tillgång till avtal
  • Kategorisering och definiering av avtalen efter organisationens önskemål
  • System kommunicerar med kalender
  • Global åtkomst till avtalen vid internet access